In molte aziende le note spese sono ancora registrate su fogli di calcolo e documenti cartacei, questo comporta spesso errori e ritardi nei rimborsi.

Certo… è possibile che il dipendente commetta degli errori involontari durante la compilazione di una nota spese.

Tuttavia, ci sono casi in cui l’errore non è involontario ma, al contrario, l’azienda si trova dinanzi a una falsificazione consapevole della nota spese.

Stiamo parlando in questo caso dei rimborsi multipli e delle spese gonfiate.

Ma esiste un modo per evitarli?

Vediamo assieme in questo articolo come ottimizzare la gestione dei rimborsi spese.

Che cos’è la nota spese?

La nota spese è il documento che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta e anticipate per conto dell’azienda. 

Posso essere ad esempio viaggio, vitto e alloggio oppure una cena aziendale.

Come funziona?

Perché possa ottenere il rimborso il dipendente deve allegare alla nota compilata anche i giustificativi di spesa.

Raccoglie tutti gli scontrini e li consegna a fine mese all’ufficio del personale.

Una volta mandata, la nota spese viene poi supervisionata e, se confermata, viene girata al reparto contabilità per procedere con il rimborso.

Spese gonfiate, rimborsi multipli… ecco le principali differenze

Tra gli errori quelli più comuni voluti (e non) esistono:

• Spese gonfiate: avviene quando le spese presentate per essere rimborsate hanno un importo maggiore rispetto a quello reale, sottraendolo in maniera illecita all’azienda.
• Rimborsi multipli: avviene quando il lavoratore inserisce più di una volta nella stessa nota spese la stessa voce.
• Spese personali: si verifica quando viene presentato un rimborso per spese fatte non per conto dell’azienda, ma personali.

Quando avviene?

Può accadere quando dipendenti poco precisi o, in alcuni casi, “furbetti” caricano le spese in modo improprio. Per l’amministrazione risulterà complicato registrare correttamente tutte le operazioni.

Rimborsi spese: veri o gonfiati?

Quindi….si tratta di un errore di calcolo oppure addirittura volontario?

In questi casi non è facile capire il motivo.

Errori del genere possono essere dovuti anche a distrazioni.

La situazione può diventare complicata poiché è difficile provare o avere la certezza che si tratti di un tentativo di frode e non di un errore involontario.

L’unico fattore che potrebbe darti una prova della malafede del dipendente è quando questo tipo di “errore” diventa un’abitudine continua nel tempo, all’interno delle sue note spese .

Esiste un modo per evitare errori e frodi?

Il modo migliore e il più efficace per ridurre drasticamente errori e frodi è attraverso la digitalizzazione del processo di gestione delle note spese.

La soluzione come il modulo Richiesta Note SpeseModulo aggiuntivo di CartellinoWeb2 che permette al dipendente di richiedere il rimborso spese compilando la richiesta oppure inviando la foto della ricevuta direttamente da smartphone. ad esempio, può controllare ogni scontrino, ogni importo, ogni giustificativo, senza tralasciare nessuna informazione.

Il dipendente compila la richiesta direttamente dal proprio smartphone e fotografa la ricevuta.

Il datore di lavoro o i responsabili vengono avvisati in tempo reale su CartellinoWeb2Software in cloud per la gestione delle presenze in azienda e degli orari di lavoro dei dipendenti. che è stata inserita una nuova nota spesa.

Infine, possono autorizzarla o no, senza aspettare la fine del mese.