Quando un dipendente sostiene delle spese relative all’attività lavorativa ha diritto a un rimborso delle spese sostenute.

Uno dei modi con cui può essere rimborsato è attraverso la nota spese.

Che cos’è la nota spese?

La nota spese è il documento che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta e anticipate per conto dell’azienda. 

Posso essere ad esempio viaggio, vitto e alloggio oppure una cena aziendale.

Come funziona?

Perché possa ottenere il rimborso il dipendente deve allegare alla nota compilata anche i giustificativi di spesa.

Raccoglie tutti gli scontrini e li consegna a fine mese all’ufficio del personale.

Una volta mandata, la nota spese viene poi supervisionata e, se confermata, viene girata al reparto contabilità per procedere con il rimborso.

Scontrini e foglietti “volanti”: ecco i problemi più comuni

Molte aziende si affidano ancora alla raccolta cartacea dei documenti, registrano le note spese su fogli di calcolo e organizzano scontrini e ricevute in modo spesso approssimativo.

Capita che la nota spese venga consegnata dai dipendenti a distanza di tempo dal momento della transazione e passa al controllo dell’ufficio del personale dopo diversi giorni dalla consegna.

I rischi più frequenti durante questo passaggio sono lo smarrimento dello scontrino o non ricordare esattamente a cosa corrisponde una data ricevuta.

Tutti questi documenti consegnati a mano e scontrini illegibili o mancanti aumentano il carico di lavoro.

L’amministrazione tenderà ad autorizzare i rimborsi senza un esame specifico.

Quindi…non sarebbe il momento di pensare come gestire le note spese in modo facile, veloce e sicuro?

Abbiamo soluzione…

Il Modulo Richiesta Note SpeseModulo aggiuntivo di CartellinoWeb2 che permette al dipendente di richiedere il rimborso spese compilando la richiesta oppure inviando la foto della ricevuta direttamente da smartphone. permette di gestire le note spese risparmiando tempo e aumentando l’efficienza.

I dipendenti compilano la richiesta direttamente dal proprio smartphone.

In più possono scattare una foto delle ricevute, non devono più perdere tempo nel recupero di scontrini.

Il datore di lavoro o i responsabili vengono avvisati in tempo reale su CartellinoWeb2Software in cloud per la gestione delle presenze in azienda e degli orari di lavoro dei dipendenti. che è stata inserita una nuova nota spesa.

Infine, possono autorizzarla o no, senza aspettare la fine del mese.

Perchè scegliere il modulo Richiesta Nota Spese?

• Risparmio di tempo
• Sono dati sempre accessibili
• Controllo puntuale dei pagamenti
• Controllo in tempo reale
• Archivio digitale degli scontrini