Ad oggi la gestione delle visite in azienda può diventare un processo complesso e inefficiente.

Un problema comune nei sistemi tradizionali è che i visitatori sono costretti a inserire manualmente le loro informazioni ogni volta che arrivano alla postazione di registrazione.

Questo non solo rallenta l’ingresso, ma può anche provocare ritardi, errori e frustrazione sia per i visitatori che per il personale di registrazione.

PC Sistemi ha adottato una soluzione innovativa che può risolvere questi problemi: un sistema per creare delle visite programmate e registrarle con QR Code dinamici.

Questa tecnologia ottimizza e semplifica il processo di registrazione delle visite.

Come funziona?

Tramite la schermata “Visite programmate” è possibile creare degli eventi con un periodo di validità ed indicare nelle varie impostazioni della pagina il cliente di riferimento, il cognome/nome del visitatore ed assegnargli un QRCode, rendendo il processo di registrazione molto più fluido per i visitatori.

Il visitatore può registrare sia l’ingresso che l’uscita semplicemente scansionando un QR Code specifico, eliminando la necessità di inserire manualmente le informazioni ogni volta.

Questa soluzione non solo migliora l’efficienza del processo di registrazione, ma riduce anche il rischio di errori e velocizza notevolmente l’ingresso dei visitatori.

Inoltre, il personale di registrazione può concentrarsi su altre attività importanti, sapendo che il sistema di registrazione delle visite è gestito in modo rapido e preciso.

Adottare un sistema di “Visite programmate” con QR Code dinamici rappresenta un passo avanti significativo verso una gestione delle visite più efficiente e senza problemi.

Creazione di una visita programmate e invio del QR Code

Una volta creata la visita programmata il sistema invia un’email al visitatore contenente il QR Code allegato.

Questo QR Code deve essere scansionato per registrare la visita, eliminando così la necessità di procedure di registrazione ripetitive e riducendo i tempi di attesa.

Quali sono le tipologia di QR Code

Una delle caratteristiche più rilevanti del sistema è la possibilità di generare due tipologie di QRCODE.

QR Code dinamico

Il QR Code Dinamico rimane aggiornato anche dopo essere stato scaricato dal visitatore, adattandosi dinamicamente alla visita programmata.

Ad esempio, se l’amministratore decide di cambiare la data della sua visita, il QR Code aggiornato rifletterà automaticamente questa nuova programmazione.

Questo permette di mantenere sempre le informazioni aggiornate senza dover generare un nuovo QR Code, garantendo così una maggiore flessibilità e comodità per entrambe le parti coinvolte.

QR Code Statico

In caso contrario, se la funzionalità dinamica non è attivata, le informazioni contenute nel QR Code rimangono fisse e corrispondono a quelle stabilite al momento del suo scaricamento.

È importante notare che una volta creata la visita programmata, non è possibile modificare l’opzione di dinamicità del QR Code.

Quindi, se si crea una visita programmata con QR Code dinamico disabilitato, questa scelta non potrà più essere cambiata dopo la creazione della visita.

Validità del QR Code in caso di eliminazione della visita

Indipendentemente dall’attivazione della modalità dinamica, è fondamentale sottolineare che se la visita programmata viene cancellata, il QR Code associato perde automaticamente la sua validità.

Questo meccanismo assicura che non ci siano utilizzi non autorizzati o fuori contesto dei QR Code, mantenendo così una piena sincronizzazione con le visite programmate.

Vantaggi per l’azienda

Il sistema di “Visite programmate” con QR Code dinamico offre numerosi vantaggi:

• Efficienza: Riduce i tempi di registrazione e elimina la necessità di compilare manualmente le informazioni.
• Flessibilità: Consente di aggiornare le informazioni della visita senza dover generare nuovi QR Code.
• Sicurezza: Garantisce che i QR Code siano validi solo per le visite programmate e autorizzate, prevenendo usi impropri.
• Comodità: Il visitatore riceve il QR Code direttamente via email, pronto per essere utilizzato.

Se desideri gestire in modo efficiente le visite di clienti e fornitori, contattaci utilizzando il form sottostante per richiedere maggiori informazioni.